Veri Envanteri ve VERBİS Kaydı

Bu Hizmet Nedir?

Veri Envanteri ve VERBİS Kaydı hizmeti, şirketinizin KVKK kapsamındaki en temel yükümlülüklerini yerine getirmeniz için hazırlanmış bütünsel bir çözümdür. Kişisel Veri İşleme Envanteri, şirketinizin hangi veriyi, hangi amaçla, hangi hukuki sebebe dayanarak topladığını, nerede sakladığını ve kime aktardığını gösteren kritik bir dokümandır. VERBİS kaydı ise yasal bir zorunluluktur ve belirli kriterleri taşıyan tüm şirketler tarafından yapılmalıdır.

Bu hizmet kapsamında önce departmanlarınızla görüşmeler yapıyor, tüm veri işleme faaliyetlerinizi haritalandırıyor, KVKK'ya uygun envanterinizi hazırlıyor ve VERBİS kaydınızı eksiksiz tamamlıyoruz.

Neler Yapıyoruz?

• Departman Bazlı Veri Haritası: İK, Muhasebe, Pazarlama, Satış, IT gibi tüm departmanların veri işleme faaliyetlerini ayrı ayrı haritalandırıyoruz.
• Kişisel Veri Envanteri Hazırlığı: Veri kategorileri, işleme amaçları, hukuki sebepler, saklama süreleri, alıcı grupları ve aktarım ülkeleri dahil kapsamlı bir envanter oluşturuyoruz.
• VERBİS Zorunluluk Analizi: Şirketinizin VERBİS kayıt yükümlülüğü olup olmadığını yasal kriterlere göre değerlendiriyoruz.
• VERBİS Kaydı: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi'ne kaydınızı eksiksiz ve doğru şekilde yapıyoruz.
• Kategori Doğrulama: Doğru VERBİS kategorisinde kayıt yapıldığından emin oluyoruz (yanlış kategori idari para cezasına yol açar).
• Periyodik Güncelleme: Envanterinizi ve VERBİS bildirimlerinizi mevzuat değişikliklerine göre güncelliyoruz.
• İç Denetim Desteği: Olası bir Kurul denetiminde hazırlıklı olmanız için tüm dokümantasyonu organize ediyoruz.

VERBİS Kayıt Yükümlülüğü Kimler İçin Zorunludur?

• Yıllık 50+ çalışanı olan şirketler: 12 ayın ortalaması esas alınır, taşeron personel hariçtir.
• Yıllık bilanço aktif toplamı 100 Milyon TL+ olan şirketler: Çalışan sayısı 50'nin altında olsa dahi.
• Ana faaliyeti özel nitelikli veri işleme olan firmalar: Sağlık, medikal, klinik, eczane, psikolojik danışmanlık gibi sektörlerde 1 çalışanı bile olsa VERBİS'e kayıt zorunludur.
• Yurt dışında yerleşik veri sorumlularının Türkiye temsilcileri: Temsilci sıfatıyla kayıt zorunludur.

Kimler İçin Uygundur?

• VERBİS kayıt yükümlülüğü bulunan veya belirsiz olan şirketler
• Veri envanteri henüz olmayan işletmeler
• KVKK denetiminde "envanter eksik" tespit edilmiş şirketler
• Yeni kurulan ve uyum sürecini baştan doğru kurmak isteyen firmalar
• Envanteri var ama güncel olmayan işletmeler
• Yurt dışı müşterilerle çalışan ve veri transferi yöneten şirketler

Nasıl Çalışıyoruz? (4 Adım)

1. Departman Görüşmeleri (1-2 hafta): Her departmanla ayrı ayrı görüşür, veri işleme faaliyetlerini kayıt altına alırız.
2. Envanter Hazırlığı (2-3 hafta): Tüm verileri kategorize eder, işleme amacı ve hukuki sebep atamalarını yaparız.
3. VERBİS Kaydı (1 hafta): Envanteri VERBİS formatına uyarlar, sisteme eksiksiz kayıt yaparız.
4. Güncelleme ve Denetim (Yıllık): Mevzuat değişikliklerine göre envanteri günceller, olası denetime hazır tutarız.

Sıkça Sorulan Sorular

VERBİS kaydı yapılmazsa ne olur?

VERBİS kaydının yapılmaması veya yanıltıcı beyanda bulunulması durumunda, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından 100.000 TL'den başlayan idari para cezaları uygulanmaktadır. Ayrıca Kurul'un resmi denetimlerinde ilk kontrol edilen belge VERBİS kaydıdır.

Veri envanteri olmadan VERBİS kaydı yapılabilir mi?

Teknik olarak mümkündür ancak hukuken risklidir. VERBİS bildirimi, envanterinizin doğru bir özetini içerir. Envanter olmadan yapılan kayıt, eksik veya yanıltıcı olabilir ve bu da ek ceza riski doğurur. Bu yüzden ikisini birlikte yapmanızı öneriyoruz.

Envanter ne sıklıkla güncellenmeli?

Yılda en az bir kez gözden geçirilmesi önerilir. Ayrıca yeni bir yazılım kullanıma alındığında, yeni bir departman açıldığında veya yeni bir veri işleme faaliyeti başladığında envanter güncellenmelidir.

Envanteri kendimiz hazırlayabilir miyiz?

Teknik olarak evet, ancak KVKK'da her veri kategorisi için doğru hukuki sebep ataması karmaşık bir iştir. Yanlış hukuki sebep beyanı, uyum sürecinizi baştan sakatlar. Bu yüzden uzman desteği almanızı öneriyoruz.

Fiyatlandırma nasıl?

Fiyatlandırma, departman sayısına, çalışan sayısına ve veri işleme karmaşıklığına göre değişir. Ücretsiz ön analiz görüşmesi ile size özel teklifimizi hazırlarız.